Czym jest system RMS w hotelarstwie i jak działa?

Ustalanie ceny pokoju wymaga uwzględnienia obłożenia, tempa napływu rezerwacji, wyprzedzenia zakupu i sytuacji na rynku. Ręczne porównywanie tych danych dla wielu terminów zajmuje czas, a decyzje łatwo oprzeć na niepełnych informacjach.

System RMS w hotelarstwie analizuje popyt i dostępność, pomaga prognozować sprzedaż oraz rekomenduje stawki. Dzięki temu hotel może sprawniej reagować na zmiany, ograniczać ręczną pracę i lepiej wykorzystywać potencjał przychodowy pokoi, zachowując kontrolę nad strategią cenową.

Revenue Management System (RMS) to narzędzie wspierające analizę sprzedaży oraz ustalanie cen w obiekcie noclegowym. Łączy informacje o wcześniejszych rezerwacjach, bieżącej zajętości i przyszłym popycie, aby rekomendować stawki dla konkretnych terminów.

Revenue management w hotelarstwie nie polega na utrzymywaniu najwyższych cen ani zapełnianiu pokoi za wszelką cenę. Celem jest efektywne wykorzystanie dostępności z uwzględnieniem popytu, warunków sprzedaży i kosztów.

Hotel może szybko sprzedać większość pokoi po niskiej cenie, ale później zabraknie miejsc dla gości gotowych zapłacić więcej. Z kolei zbyt wysoka stawka przy słabym zainteresowaniu może oznaczać puste pokoje. RMS wspiera ocenę takich sytuacji na podstawie danych, nie tylko intuicji.

System zarządzania przychodami w hotelu nie zastępuje strategii sprzedażowej. Pomaga ją realizować i aktualizować decyzje wraz ze zmianą warunków.

RMS najpierw poznaje charakterystykę obiektu: sezonowość, różnice pomiędzy dniami tygodnia, poziomy cen i typowe wyprzedzenie rezerwacji. Następnie zestawia te informacje z aktualną sprzedażą przyszłych terminów.

RMS sprawdza, ile pokoi jest już zarezerwowanych, jak szybko napływają kolejne rezerwacje i czy ich tempo odpowiada oczekiwaniom. Na tej podstawie prognozuje dalszy popyt i proponuje stawkę. Zależnie od narzędzia oraz konfiguracji hotelarz zatwierdza rekomendację lub system stosuje ją automatycznie.

Dlatego zarządzanie przychodami hotelu z wykorzystaniem RMS opiera się na regularnej analizie, a nie na jednorazowym ustaleniu cen na cały sezon.

Samo obłożenie nie wystarcza do właściwej oceny sytuacji. RMS uwzględnia szerszy zestaw danych.

Znaczenie ma również źródło obłożenia. Grupa zajmująca wiele pokoi nie musi świadczyć o wysokim popycie indywidualnym. Prognoza dotycząca anulowania rezerwacji również pozostaje daną szacunkową. Zakres analiz zależy od funkcji danego systemu i konfiguracji.

Wyobraźmy sobie dwa terminy, na które hotel ma po 60% zarezerwowanych pokoi. W pierwszym do przyjazdu pozostało sześć tygodni, a sprzedaż przebiega szybciej niż zwykle. W drugim zostało kilka dni, a napływ rezerwacji jest słabszy od oczekiwań.

Identyczne obłożenie nie oznacza więc identycznej decyzji. W pierwszym przypadku RMS może zarekomendować wyższą stawkę. W drugim może wskazać potrzebę korekty, ale najpierw powinien uwzględnić, czy taki termin zwykle nie sprzedaje się dopiero w ostatnich dniach.

Rekomendacja jest prognozą, a nie gwarancją konkretnego wyniku. Hotelarz nadal powinien oceniać ją w kontekście własnych celów.

Więcej o praktycznym ustalaniu stawek przeczytasz w naszym artykule Jak dynamicznie zarządzać ceną pokoi hotelowych?

Ręczna analiza wielu dat, typów pokoi i planów cenowych jest czasochłonna. W dodatku dane szybko się zmieniają: pojawiają się nowe rezerwacje, anulacje i sygnały z rynku.

RMS regularnie przelicza sytuację sprzedażową, przygotowuje rekomendacje, a przy odpowiedniej konfiguracji również aktualizuje ceny. Hotel zyskuje dzięki temu:

• mniej ręcznych analiz bez ciągłego zestawiania informacji w arkuszach,
• szybsze reagowanie na zmianę tempa rezerwacji i dostępności,
• spójniejsze decyzje oparte na przyjętych zasadach i aktualnych danych,
• więcej czasu zespołu na ofertę, sprzedaż i obsługę gości.

Nie chodzi o zmienianie cen przy każdej kolejnej analizie. Automatyzacja ma przede wszystkim odciążać hotelarza i pomagać mu reagować wtedy, gdy pojawiają się uzasadnione przesłanki.

Systemy te mogą współpracować, ale odpowiadają za różne zadania. PMS (Property Management System) obsługuje rezerwacje, grafik pokoi i codzienną pracę obiektu. Channel manager synchronizuje ceny, dostępność i rezerwacje między kanałami. Booking engine umożliwia gościowi zakup pobytu przez stronę hotelu. Natomiast RMS analizuje popyt i rekomenduje stawki.

RMS może przygotować nową cenę, a odpowiednio skonfigurowane integracje umożliwiają jej wykorzystanie w sprzedaży. Sam PMS pozwalający ręcznie zmieniać ceny nie jest więc RMS-em, podobnie jak channel manager nie musi samodzielnie prognozować popytu.

W GuestSage codzienną obsługę rezerwacji wspiera Cloud PMS, a dystrybucję stawek do kanałów sprzedaży - Cloud Channel Manager.

Price Recommender GuestSage analizuje historię i bieżącą sprzedaż obiektu, a następnie rekomenduje ceny na przyszłe terminy. Zgodnie z konfiguracją rekomendacje mogą być także stosowane automatycznie.

Rozwiązanie występuje w wariantach SMART i PRO. Oba uwzględniają historię, aktualny popyt, sezonowość, tempo rezerwacji, anulacje oraz reakcję popytu na zmianę ceny. Wariant PRO rozszerza analizy o dane rynkowe, w tym ceny i szacowane obłożenie hoteli konkurencyjnych, a także przewidywany poziom obłożenia na lokalnym rynku.

Dane szacunkowe obłożenia hoteli konkurencji bazują na dostępnych informacjach o ofertach, a nie na bezpośrednim wglądzie w systemy innych hoteli. Stanowią dodatkowy kontekst dla własnych decyzji.

Price Recommender pomaga również uwzględniać wydarzenia lokalne. Hotelarz weryfikuje ich znaczenie, bo nie każde wydarzenie w okolicy będzie generować popyt w jego obiekcie.

Kalendarz, widok rok do roku, pickup i krzywe rezerwacji ułatwiają obserwowanie wyników i zmian tempa sprzedaży. Dla hotelu oznacza to mniej czasu na zbieranie danych oraz łatwiejszą ocenę rekomendacji.

Tak. W systemie Price Recommender można ustawić minimalne i maksymalne stawki oraz wybrać pokoje, plany cenowe i terminy objęte automatyzacją. Można też korzystać wyłącznie z rekomendacji, bez ich automatycznego stosowania.

Pozwala to zacząć od samodzielnej oceny podpowiedzi, a następnie stopniowo rozszerzać zakres automatyzacji.

Nadzór hotelarza ma znaczenie zwłaszcza przy nietypowych rezerwacjach grupowych, wydarzeniach i zmianie strategii. Technologia analizuje dane, ale cele oraz granice jej działania określa obiekt.

O wdrożeniu RMS w hotelu nie decyduje wyłącznie liczba pokoi. Ważniejsze jest to, ile czasu pochłania ustalanie stawek i czy zespół potrafi szybko ocenić przyszły popyt.

Jeżeli ceny są zmieniane sporadycznie z powodu braku czasu, a pracownicy ręcznie łączą informacje z wielu raportów, RMS dla hotelu może usprawnić codzienną pracę.

Przed wdrożeniem warto uporządkować plany cenowe, dane o pokojach i historię rezerwacji. Wariant SMART wymaga co najmniej 12 miesięcy historii rezerwacji, przy czym zalecane są dane z trzech lat.

Nowo otwarty obiekt nie musi jednak czekać cały rok. Wariant PRO przewiduje tryb startowy wykorzystujący ceny wybranej konkurencji, podczas gdy hotel buduje własną historię.

Samo wysokie obłożenie nie dowodzi skuteczności RMS. Warto analizować również średnie ceny sprzedanych pokoi, przychody z noclegów i koszty pozyskiwania rezerwacji.

Pomocne są ADR (Average Daily Rate), czyli średni przychód z jednego sprzedanego pokoju za dobę, oraz RevPAR (Revenue per Available Room) - przychód z pokoi na każdy dostępny pokój. Warto również oceniać czas poświęcony na analizę danych i aktualizowanie cen.

Porównując wyniki przed wdrożeniem RMS i po nim, należy uwzględnić sezonowość, zmiany popytu i inne działania hotelu. Sam wzrost przychodów rok do roku nie dowodzi, że jest on efektem działania systemu.

System RMS w hotelarstwie pomaga przełożyć dane o popycie, rezerwacjach i dostępności na rekomendacje cenowe. Ogranicza ręczne analizy i wspiera efektywniejsze wykorzystanie dostępnych pokoi.

Price Recommender GuestSage łączy historię z aktualną sytuacją sprzedażową, a hotelarz ustala zasady i zakres automatyzacji. Dzięki temu zarządzanie przychodami hotelu może opierać się na danych bez rezygnowania z doświadczenia zespołu.

Chcesz sprawdzić, jak RMS może wspierać decyzje cenowe w Twoim obiekcie? Umów prezentację GuestSage i poznaj możliwości systemu Price Recommender.

Co oznacza RMS w hotelarstwie?

RMS to Revenue Management System - narzędzie wspierające analizę popytu, rekomendowanie cen i zarządzanie przychodami.

Czy RMS samodzielnie zmienia ceny?

Tak, jeżeli zostanie włączona automatyzacja. RMS może samodzielnie aktualizować ceny w wybranym zakresie albo jedynie przedstawiać rekomendacje wymagające indywidualnego zatwierdzenia.

Czym RMS różni się od PMS?

RMS analizuje sprzedaż i wspiera ustalanie cen. PMS służy do codziennej obsługi rezerwacji i obiektu.

Czy mały hotel może korzystać z RMS?

Tak. Ważniejsze od wielkości obiektu są potrzeby związane z analizą danych, czasem pracy i zarządzaniem cenami.