Jak cztery pensjonaty z Międzyzdrojów wdrożyły automatyzację i skróciły pracę nad cenami z 12 godzin dziennie do 1 godziny tygodniowo
Wyzwanie
Brand z Międzyzdrojów tworzą cztery pensjonaty, każdy mogący przyjąć około 40-50 osób. Obiekty odwiedzają głównie rodziny 2-4-osobowe oraz Goście biznesowi, przede wszystkim z Polski, Niemiec i Czech. Międzyzdroje to jeden z najbardziej obleganych kurortów w kraju; w szczycie sezonu obłożenie przekracza 100% .
Pracownicy mierzyli się jednak z dużą liczbą zadań operacyjnych. Jedna recepcja obsługiwała wszystkie budynki, a ręczna praca nad cennikami pochłaniała nawet 12 godzin dziennie w sezonie, 4 godziny rano, 4 godziny wieczorem i 4 godziny analizy danych. Właściciel musiał analizować pogodę, konkurencję, obłożenie i zmieniające się cele sprzedażowe praktycznie bez przerwy .
Dodatkowo obiekt potrzebował stabilnego systemu, który zminimalizuje ryzyko overbookingu oraz pozwoli bezpiecznie zarządzać czterema budynkami z jednego miejsca.
Rozwiązanie
Pensjonaty Międzyzdroje wdrożyły pełny ekosystem KWHotel: PMS, integrację z channel managerami (m.in. GuestSage), płatności online, AI Booking Engine oraz narzędzia do automatyzacji obsługi Gości, takie jak kody do drzwi, zdalne rozliczenia opłat i panel recepcji online. Ponad 60% Gości może dziś zameldować się i opłacić pobyt bez udziału personelu .
Właściciel rozpoczął również pracę z Price Recommender AI, który od końca kwietnia do czerwca 2025 zarządzał cenami trzech obiektów. Narzędzie zapewniło poziom optymalizacji porównywalny z doświadczonym revenue managerem, a jednocześnie skróciło czas potrzebny na analizę z 12 godzin dziennie do zaledwie 1 godziny tygodniowo .
System KWHotel wyeliminował także ryzyko podwójnych rezerwacji. Przez osiem ostatnich lat w obiekcie nie wystąpił żaden overbooking wynikający z pracy oprogramowania hotelowego.
„„10 lat temu potrzebowałem 12 godzin dziennie na analizę i ustawianie cen. Dzisiaj robię to raz, maksymalnie dwa razy w tygodniu, a praktycznie całą pracę wykonuje za mnie Price Recommender.””
— Mariusz Szewczuk, Pensjonaty Międzyzdroje
Wyniki
Wdrożenie KWHotel i Price Recommender przyniosło pensjonatom wymierne oszczędności czasu i poprawę efektywności. Automatyzacja procesów pozwala na obsłużenie 60% Gości całkowicie zdalnie, a recepcja nie traci już czas na powtarzalne zadania związane z meldunkami, kodami, opłatami i komunikacją przed przyjazdem.
Price Recommender AI wykazał szczególną skuteczność w obiekcie numer 3, gdzie w okresie styczeń-kwiecień 2025 zanotowano wzrost przychodów o +40%, a w maju-czerwcu +18,7% rok do roku. Właściciel podkreśla, że narzędzie działa na poziomie bliskim pracy profesjonalnego revenue managera, przy ogromnej oszczędności czasu.
Pełne wdrożenie KWHotel i GuestSage zapewniło również pełną kontrolę nad rezerwacjami. Obiekt nie zanotował żadnego overbookingu przez ponad 8 lat. Stabilny system, automatyzacja i rozsądnie działająca sztuczna inteligencja pozwoliły właścicielowi skupić się na rozwoju biznesu.