Viele Hoteliers investieren in eine neue Website und ein neues Buchungssystem und erwarten einen sofortigen Anstieg der Direktbuchungen. In der Praxis zeigt sich jedoch oft, dass die Einführung neuer Lösungen nicht automatisch zu besseren Verkaufsergebnissen führt.
Meistens liegt das Problem nicht in der Technologie selbst, sondern in einer fehlerhaften Konfiguration. Falsch benannte Zimmer, unübersichtliche Preispläne, fehlende Beschreibungen, unvollständige Sprachversionen oder falsch eingestellte Stornierungs- und Zahlungsbedingungen können die Konversionsrate erheblich senken, selbst wenn die Buchungsmaschine technisch einwandfrei funktioniert.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen anhand unserer Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Hoteliers Schritt für Schritt, wie Sie Ihr Buchungssystem für einen erfolgreichen Direktverkauf vorbereiten können.
Alle Beispiele und Empfehlungen beziehen sich auf die tägliche Arbeit mit der Buchungsmaschine „AI Booking Engine“ von GuestSage. Das Wissen ist jedoch so universell, dass Sie es problemlos auch bei anderen auf dem Markt erhältlichen Buchungsmaschinen anwenden können.
1. Der Name des Hotels und der Zimmer – die Grundlage für die Sichtbarkeit des Angebots
Der erste Eindruck beginnt mit dem Namen
Das Erste, was der Gast sieht, wenn er die Buchungsmaschine aufruft, sind die Namen der Unterkunft und der verfügbaren Zimmer. Sie prägen den ersten Eindruck und strukturieren das Angebot in den Augen des Nutzers. Auch wenn dies offensichtlich erscheinen mag, treten in der Praxis gerade an dieser Stelle überraschend viele Fehler auf, die später den Verkauf erschweren.
Woher bezieht die Booking Engine die Namen
In der Buchungsmaschine GuestSage werden der Name des Hotels und die Zimmernamen direkt aus den Daten im Extranet abgerufen. Wenn hier zufällige Informationen, technische Abkürzungen, Zimmernummern oder interne Bezeichnungen eingegeben werden, die nur vom Personal verwendet werden, sieht der Gast genau dieselben Namen auf der Seite. Anstelle eines übersichtlichen und attraktiven Angebots entsteht ein Informationschaos.
Zimmernamen müssen sich gut verkaufen
Ein guter Zimmername sollte den Standard sowie das Hauptmerkmal, das dieses Zimmer von den anderen unterscheidet, klar vermitteln. Bezeichnungen wie „Standard-Doppelzimmer“, „Superior-Zimmer mit Balkon“ oder „Familien-Suite“ sind intuitiv und helfen dem Gast, schnell die richtige Option zu finden.
Namen wie „Zimmer 10C“, „Neu 2“ oder willkürliche Abkürzungen haben aus Kundensicht keinen Mehrwert und verlängern den Auswahlprozess.
Name der Unterkunft? Nur offizielle Angaben
Im Feld „Name der Unterkunft“ im Extranet sollten ausschließlich offizielle Daten des Hotels stehen. Werden hier zusätzliche Unternehmensdaten wie z. B. die Steuernummer, Werbeslogans oder Leistungsbeschreibungen eingegeben, zeigt die Suchmaschine diese in ungeordneter Form an, was den professionellen Eindruck der Seite beeinträchtigt.
Eine übersichtliche Benennung wirkt sich direkt auf die Lesbarkeit des Angebots aus. Der Gast versteht schneller die Struktur der verfügbaren Zimmer, kann die Optionen leichter vergleichen und gelangt effizienter zur nächsten Buchungsstufe.
2. Zimmerbeschreibungen – wie man Gästen bei der Entscheidung hilft
Der häufigste Fehler – fehlender Inhalt
Viele Hoteliers lassen das Beschreibungsfeld leer oder geben nur einen einzigen Satz ohne wirklichen Informationswert ein. Die Buchungsmaschine zeigt dann lediglich den Namen des Zimmers und eine Liste der Ausstattung an. Das reicht nicht aus, um ein Bild vom Ort zu vermitteln und den Gast davon zu überzeugen, sich gerade für dieses Angebot zu entscheiden.
Die Beschreibung muss nicht lang sein, sollte aber die wichtigsten Fragen beantworten, die dem Kunden ganz natürlich in den Sinn kommen.
Was sollte eine gute Zimmerbeschreibung enthalten?
Eine wirkungsvolle Zimmerbeschreibung konzentriert sich auf das, was den Gast wirklich interessiert:
- Raumaufteilung und Größe
- Art der Betten
- Einrichtungsstil
- Besondere Annehmlichkeiten des Zimmers
- Wichtige Informationen für bestimmte Zielgruppen (z. B. Familien, Paare, Geschäftsreisende)
Es ist nicht sinnvoll, an dieser Stelle die vollständige Liste der technischen Ausstattung zu wiederholen, da diese bereits in einem separaten Abschnitt der Suchmaschine zu finden ist.
Eine Sprache, die Erlebnisse vermittelt
Eine gute Beschreibung ist keine trockene technische Spezifikation. Sie sollte in einer einfachen, natürlichen Sprache verfasst sein, die dem Gast hilft, sich seinen Aufenthalt vorzustellen. Ein paar gut gewählte Sätze können besser zur Buchung motivieren als die längste Liste von Stichpunkten.
Wichtig ist auch, in allen Beschreibungen einen einheitlichen Stil beizubehalten. Dadurch wirkt das Angebot professionell und übersichtlich.
Vergessen Sie die Gäste aus dem Ausland nicht
Die Buchungsmaschine AI Booking Engine von GuestSage ermöglicht die automatische Übersetzung von Inhalten in andere Sprachen. Damit dies jedoch ordnungsgemäß funktioniert, muss die grundlegende Beschreibung in der Hauptsprache der Unterkunft ausgefüllt sein. Fehlen Inhalte, fehlt auch die Übersetzung, was die Verfügbarkeit des Angebots für ausländische Gäste unmittelbar einschränkt.
Es reicht aus, die Beschreibungen in einer Basissprache zu ergänzen, damit das System eine lesbare Version für Kunden aus verschiedenen Ländern erstellen kann.
In unserer Buchungsmaschine werden die Zimmerbeschreibungen direkt im Extranet im Bereich „Zimmerstandards“ bearbeitet. Nach dem Speichern der Änderungen empfiehlt es sich immer, zu überprüfen, wie die Beschreibung auf der Website angezeigt wird – genau so, wie sie ein potenzieller Kunde sehen wird.
3. Preispläne
Der Bereich, in dem am häufigsten Unordnung herrscht
Die Preispläne sind ein Bestandteil der Buchungsmaschine, der direkt darüber entscheidet, wie sich das Angebot dem Gast präsentiert. Hier stoßen wir am häufigsten auf unübersichtliche Bezeichnungen, willkürliche Beschreibungen und das Fehlen einer einheitlichen Struktur. Infolgedessen ist das Angebot bereits bei der Zimmerauswahl schwer verständlich.
Der Name des Preisplans sollte die Bedingungen des Angebots klar vermitteln
Der Preisplan muss sofort die grundlegende Frage des Gastes beantworten: Zu welchen Bedingungen nehme ich die Buchung vor?
Deshalb eignen sich am besten Bezeichnungen, die klar auf Folgendes hinweisen:
- die Stornierungsmöglichkeiten,
- ob Frühstück inbegriffen ist,
- die Zahlungsbedingungen.
Die Verwendung einfacher und einheitlicher Modelle wie flexibler, halb-flexibler und nicht erstattungsfähiger Angebote, bei denen das Frühstück deutlich ausgewiesen ist, sorgt für Übersichtlichkeit im Angebot und erleichtert den Vergleich der verfügbaren Optionen.
4. Zahlungs- und Stornierungsbedingungen
Der häufigste Fehler – ein reiner Name ohne jegliche Konfiguration
Ein häufiges Problem besteht darin, dass Stornierungs- oder Zahlungsbedingungen lediglich durch die Vergabe eines Namens festgelegt werden, ohne dass die tatsächlichen Konditionen konfiguriert werden. Die Buchungsmaschine verfügt dann nicht über die Informationen, nach denen sie arbeiten soll. In einem solchen Fall wird das Angebot als nicht erstattungsfähig angezeigt, auch wenn die Unterkunft eigentlich flexible Konditionen anbieten wollte.
Mindestens zwei Richtlinien
Es sollte Standard sein, mindestens zwei Varianten zu haben:
- eine flexible Politik,
- eine Nicht-Rückerstattungs-Politik.
Übereinstimmung mit den Verkaufsbedingungen und Konkurrenzfähigkeit
Die in den Richtlinien festgelegten Bedingungen müssen mit den tatsächlich in der Einrichtung geltenden Regeln übereinstimmen. Eine Diskrepanz zwischen der erklärten und der tatsächlichen Richtlinie führt zu Missverständnissen und Beschwerden.
Außerdem sollte man darauf achten, welche Stornierungsbedingungen in anderen Vertriebskanälen angeboten werden. Wenn Sie auf einem Buchungsportal flexible Stornierungsbedingungen anbieten, auf der Hotel-Website jedoch ausschließlich nicht erstattungsfähige, verliert Ihr eigenes Angebot auf der Website automatisch an Attraktivität.
5. Rabatte und Zugangscodes sind ein echter Anreiz für Direktbuchungen
Symbolische Rabatte haben keinen Einfluss auf die Kaufentscheidung
Ein Rabatt von 1–2 % bleibt für den Gast praktisch unbemerkt. Ein solcher Unterschied schafft keinen Wettbewerbsvorteil und beeinflusst die Kaufentscheidung nicht. In der Praxis sollte der Rabatt mindestens 5 % betragen, bei Kurzaufenthalten oder starkem Wettbewerb auf dem Markt sogar 7–10 %, damit er bei der Auswahl des Angebots wirklich spürbar ist.
Dies liegt insbesondere daran, dass große Buchungsplattformen wie Booking.com Gästen Rabatte anbieten, die sich aus der Anmeldung über ein mobiles Gerät oder das Treueprogramm Genius ergeben. In der Regel sind dies 10 % zu Beginn und manchmal sogar 15–20 % auf ausgewählte Angebote für aktivere Nutzer.
Mobile Rabatte
Reservierungen über das Smartphone erfolgen oft in der letzten Phase der Reiseplanung. Ein spezieller mobiler Rabatt in Höhe von 5–10 % weckt das Interesse des Gastes und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Buchung direkt auf der Website des Hotels abgeschlossen wird.
Zugangscodes für Stammgäste
Die Buchungsmaschine ermöglicht die Erstellung von Rabattcodes, die Stammgästen per E-Mail oder über die Rezeption übermittelt werden. Die Codes sollten einfach und verständlich sein und einen klaren Vorteil bieten. Beispiele:
RÜCKKEHR5 - 5 % Rabatt auf die nächste Buchung
GAST10 - 10 % Rabatt für Stammgäste
FERIEN8 - 8 % Rabatt auf Saisonaufenthalte
Dies ist eine einfache Möglichkeit, die Kundenbindung zu stärken und Gäste zu weiteren Buchungen ohne Vermittler zu motivieren.
Preise abhängig von der Personenzahl – ein Detail, das das Angebot verzerren kann
Vollständigkeit der Preisformeln
In der Buchungsmaschine sollte der Zimmerpreis an die Anzahl der Personen angepasst werden. Wenn Sie nicht alle Preisformeln ausfüllen, zeigt das System unabhängig von der Anzahl der Gäste denselben Preis an. Infolgedessen kann das Angebot aus Sicht des Kunden ungünstig oder unlogisch wirken.
Fehlende vollständige Preiseinstellungen führen dazu, dass das eigene Angebot weniger attraktiv wirkt als in anderen Vertriebskanälen. Der Gast sieht eine unvollständige oder unübersichtliche Preisstruktur und verliert das Vertrauen in die Transparenz des Angebots.
Die Angabe der Preise für jede Anzahl von Personen im Zimmer erfordert keinen großen Arbeitsaufwand, hat aber einen direkten Einfluss auf die Wahrnehmung des Angebots. Der Gast versteht sofort, wie viel er für den Aufenthalt zahlen wird, unabhängig von der Anzahl der Personen.
Checkliste für die korrekte Konfiguration der Buchungsmaschine
Die wichtigsten Elemente, die Sie überprüfen sollten
Bevor Sie die Buchungsmaschine in Betrieb nehmen oder deren Wirksamkeit bewerten, stellen Sie sicher, dass die folgenden Elemente vollständig sind und miteinander übereinstimmen:
- Der Name der Unterkunft und die Namen der Zimmer sind für den Gast gut lesbar
- Jedes Zimmer verfügt über eine kurze, sachliche Beschreibung
- Die Preispläne haben eine klare und logische Benennung
- Die Beschreibungen der Preispläne enthalten die Angebotsbedingungen
- Die Stornierungs- und Zahlungsbedingungen sind nicht nur benannt, sondern auch korrekt eingestellt
- Es sind mindestens zwei Bedingungen verfügbar: flexibel und nicht erstattungsfähig
- Das eigene Angebot ist im Vergleich zu Buchungsportalen wettbewerbsfähig
- Rabatte haben einen realen, spürbaren Wert
- Es sind Mobilrabatte und/oder Codes für wiederkehrende Gäste eingerichtet
- Die Preise für jede Anzahl von Personen im Zimmer sind angegeben
- Die Basisinhalte sind für automatische Übersetzungen bereit
Die meisten der beschriebenen Elemente erfordern nur wenige Minuten Arbeit im Extranet. Dennoch haben sie direkten Einfluss darauf, ob der Gast das Angebot versteht, der Hotelwebsite vertraut und sich für eine Direktbuchung entscheidet.